Hiện nay, nhu cầu sử dụng giấy tờ cấp tại nước ngoài ở Việt Nam ngày càng gia tăng do nhu cầu học tập, làm việc, sinh sống, đầu tư của người nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết giấy tờ, tài liệu nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu đó. Vì vậy, khi sử dụng các giấy tờ nước ngoài thì người sử dụng cần kiểm tra các loại giấy tờ đó đã được hợp pháp hóa lãnh sự hay chưa?
Tuy nhiên, trong một số trường hợp giấy tờ nước ngoài được phép sử dụng tại Việt Nam mà không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp này được gọi là miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, trước khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự anh/chị và các bạn cần kiểm tra xem giấy tờ của mình có thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không, để tránh tình trạng thực hiện thủ tục không cần thiết mà còn tốn thời gian và công sức thực hiện.
Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Chứng nhận lãnh sự là gì?
Theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định thì Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo Khoản 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định thì Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Các bước hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài cấp để sử dụng tại Việt Nam
Bước 1: Công chứng giấy tờ, tài liệu
Các văn bản được ban hành bởi các cơ quan/tổ chức nước ngoài có thẩm quyền phải được công chứng bởi Công chứng viên hoặc Luật sư tại Văn phòng công chứng hoặc nơi có thẩm quyền ban hành giấy tờ (tùy thuộc vào pháp luật của từng quốc gia).
Bước 2: Chứng nhận lãnh sự
Các văn bản công chứng phải được xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.
Ví dụ: Giấy tờ, tài liệu do quốc gia Canada cấp thì sẽ xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ ngoại giao Canada hoặc cơ quan chứng thực vùng lãnh thổ tỉnh (được ủy quyền) đối với con dấu, chữ ký của công chứng viên, luật sư nước đó đã công chứng, chứng thực.
Lưu ý: Đối với bước này, mỗi quốc gia sẽ có có thể có thêm các yêu cầu đặc thù khác. Do đó, khi chứng nhận lãnh sự Quý khách hàng nên tìm hiểu quy định cụ thể của nước ban hành giấy tờ, tài liệu để có thể thực hiện chính xác và nhanh nhất.
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự
Sau khi đã thực hiện xong bước 2, Quý khách hàng nộp hồ sơ đến cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Cơ quan thực hiện:
Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại nước mà giấy tờ, tài liệu ban hành, cụ thể là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc Lãnh sự quán.
Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại Việt Nam, cụ thể là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.
Bước 4: Dịch thuật ra tiếng việt
Các giấy tờ, tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng nhận bản dịch tại nơi có thẩm quyền trước khi trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật Việt Nam
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự là việc một loại giấy tờ, tài liệu cụ thể được miễn bước xác nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước sử dụng. Giấy tờ nào chỉ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự sẽ vẫn phải chứng nhận lãnh sự theo quy định.
Dưới đây là danh sách 4 loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam.
Danh sách các nước và các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.
Các trường hợp không đủ điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật Việt Nam
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, 05 loại giấy tờ sau không được hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau trong chính các loại giấy tờ đó hoặc với các giấy tờ khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Ngoài ra, các loại chữ ký, con dấu được sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu và chữ ký gốc;
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích, không phù hợp với chủ trương, chính sách hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Sau khi tham khảo bài viết của Luật CNC Việt Nam, Luật sư giỏi Sài Gòn, Luật sư giỏi Thành phố Hồ Chí Minh nếu Quý khách hàng còn vấn đề nào chưa rõ thì hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết hơn. Ngoài ra, nếu khách hàng cần tư vấn về các vấn đề pháp lý khác như xin các loại giấy phép, soạn thảo các loại hợp đồng lao động, dân sự, rà soát hợp đồng, soạn thảo các loại đơn từ, soạn hồ sơ khởi kiện, lập di chúc, khai nhận di sản thừa kế, đăng ký biến động đất đai,… thì cũng đừng ngại liên hệ với Luật sư giỏi Sài Gòn, Luật sư giỏi Thành phố Hồ Chí Minh, Luật sư giỏi thừa kế nhà đất để được giải đáp mọi thắc mắc.
VĂN PHÒNG GIAO DỊCH CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM
Văn phòng 1: 15/50 Đoàn Như Hài, Phường 13, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng 2: 1084 Lê Văn Lương, Ấp 3, xã Nhơn Đức, huyện Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh
Số điện thoại: 0909 642 658 - 0939 858 898
Website: luatsugioisaigon.vn
Email: luatsucncvietnam@gmail.com
