Theo Nghị quyết của Chính phủ, từ năm 2025, một số xã, phường sẽ được sáp nhập. Mục tiêu của việc này là tinh gọn bộ máy quản lý hành chính, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quản lý hành chính nhà nước. Tuy nhiên, việc sáp nhập này sẽ dẫn đến thay đổi địa chỉ, ảnh hưởng trực tiếp đến các doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp trong khu vực bị sáp nhập đang thắc mắc liệu có bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ hay không? Và thực hiện thủ tục này như thế nào? Hãy cùng Luật sư giỏi Sài Gòn, Luật sư giỏi thành phố Hồ Chí Minh làm rõ vấn đề này qua bài viết dưới đây nhé!
Vì sao phải thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khi sáp nhập địa giới hành chính?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 thì trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Khái niệm địa giới hành chính được hiểu là ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một số yếu tố chính về tự nhiên, kinh tế, xã hội. Địa giới hành chính được xác định bằng các mốc giới cụ thể thể hiện tọa độ vị trí đó.
Trên cơ sở xác định địa giới hành chính, Nhà nước sẽ tiến hành phân cấp đơn vị hành chính theo các cấp như: xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố… Việc xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính các cấp trong phạm vi cả nước do Chính phủ quy định.
Việc sáp nhập một số xã, phường nhằm tinh gọn bộ máy quản lý hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý kéo theo việc điều chỉnh lại địa giới hành chính, do đó địa chỉ đăng ký kinh doanh của nhiều doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng. Nếu doanh nghiệp không kịp thời thay đổi địa chỉ công ty theo địa giới hành chính mới, có thể gây ra hàng loạt vấn đề pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Sau đây là những lý do doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ kịp thời khi có sự thay đổi địa giới hành chính:
Thứ nhất, đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong thủ tục hành chính
Thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng địa chỉ cũ trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong các hóa đơn, hợp đồng hay các chứng từ kế toán, kê khai thuế dẫn đến bị từ chối do thông tin không đồng nhất. Do đó, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có địa chỉ khớp với địa giới hành chính sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính khác như cập nhật địa chỉ trên giấy phép con, giấy phép hoạt động, hóa đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản ngân hàng một cách thuận lợi. Bên cạnh đó, hệ thống dịch vụ công thực hiện các thủ tục hành chính luôn cập nhật theo thông tin thay đổi mới nhất do đó việc cập nhật địa chỉ sẽ giúp thủ tục này diênx ra một cách thuận lợi, hiệu quả hơn.
Thứ hai, bảo vệ quyền lợi và uy tín doanh nghiệp đối với đối tác và khách hàng:
Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp là thông tin quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện các quyền của mình. Do đó, thay đổi kịp thời địa chỉ trên các giấy chứng nhận giúp doanh nghiệp chứng minh quyền của mình khi giao dịch hoặc giải quyết tranh chấp, tiết kiệm thời gian và công sức. Thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách thuận lợi, suôn sẽ. Đồng thời, tạo uy tín với khách hàng, đối tác khi thông tin doanh nghiệp thống nhất với quản lý nhà nước.
Thứ ba, tránh được các rủi ro pháp lý:
Việc thay đổi địa chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý phát sinh do sự không thống nhất của thông tin địa chỉ trên các giấy tờ. Ví dụ như các vấn đề về thuế, các vấn đề về giao dịch với ngân hàng, và các vấn đề liên quan đến các cơ quan nhà nước khác và bên thứ 3.
Do đó, để đảm bảo tính hợp pháp và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh theo đúng quy định.
Có bắt buộc thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khi sáp nhập địa giưới hành chính?
Theo Công văn 4370/BTC-DNTN của Bộ tài chính ngày 05/4/2025, trong trường hợp có thay đổi địa giới hành chính, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác sẽ không phải đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ kinh doanh do sự thay đổi về địa giới hành chính. Cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được cấp.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.
Doanh nghiệp cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác.
Như vậy, không bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ khi địa giới hành chính thay đổi. Tuy nhiên, địa chỉ doanh nghiệp là thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, nếu có nhu cầu thì doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi sáp nhập địa giới hành chính
Hồ sơ:
1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, được ký bởi người đại diện theo pháp luật.
2. Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
3. Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người được ủy quyền (bản sao có công chứng).
4. Các biên bản, quyết định của doanh nghiệp liên quan đến việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Đối với công ty cổ phần: Quyết định và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ.
- Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ.
- Đối với công ty hợp danh và công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ.
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp bao gồm các tài liệu đã được đề cập như ở trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo một trong hai hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương (cơ quan cũ là Sở kế hoạch và Đầu tư) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp trực tuyến trên Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.
Bước 3: Xử lý và xét duyệt hồ sơ
Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và cập nhật thông tin địa chỉ mới vào hệ thống. Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc thiếu thông tin, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo để doanh nghiệp bổ sung và chỉnh sửa kịp thời.
Bước 4: Nhận kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ đã cập nhật theo đúng thông tin hành chính mới.
Đối với thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính thì doanh nghiệp không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp
Các việc Doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thành công, doanh nghiệp cần lưu ý tiến hành thực hiện việc cập nhật địa chỉ của doanh nghiệp như dưới đây:
- Cập nhật con dấu công ty: Nếu thông tin trên con dấu công ty thay đổi do thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần làm thủ tục khắc lại con dấu mới để phản ánh thông tin chính xác.
- Điều chỉnh thông tin hóa đơn: Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cần thông báo điều chỉnh thông tin địa chỉ mới đến cơ quan thuế và bên phát hành hóa đơn.
- Thông báo đến các cơ quan quản lý liên quan: Doanh nghiệp phải gửi thông báo thay đổi địa chỉ đến các cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và ngân hàng để cập nhật thông tin mới.
- Cập nhật biển hiệu công ty: Thông tin trụ sở bắt buộc phải được thể hiện rõ trên biển hiệu công ty. Vì vậy, sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần nhanh chóng điều chỉnh lại thông tin trụ sở cho phù hợp.
- Thủ tục khác: Doanh nghiệp cần gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ đến các đối tác, khách hàng, và những bên liên quan khác. Đồng thời, cập nhật thông tin địa chỉ mới trên các trang web, các kênh truyền thông khác để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và dễ tiếp cận.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Sau khi tham khảo bài viết của Luật CNC Việt Nam, Luật sư giỏi Sài Gòn, Luật sư giỏi Thành phố Hồ Chí Minh nếu Quý khách hàng còn vấn đề nào chưa rõ thì hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết hơn. Ngoài ra, nếu khách hàng cần tư vấn về các vấn đề pháp lý khác như xin các loại giấy phép, soạn thảo các loại hợp đồng lao động, dân sự, rà soát hợp đồng, soạn thảo các loại đơn từ, soạn hồ sơ khởi kiện, lập di chúc, khai nhận di sản thừa kế, đăng ký biến động đất đai,… thì cũng đừng ngại liên hệ với Luật sư giỏi Sài Gòn, Luật sư giỏi Thành phố Hồ Chí Minh, Luật sư giỏi thừa kế nhà đất để được giải đáp mọi thắc mắc.
VĂN PHÒNG GIAO DỊCH CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM
Văn phòng 1: 15/50 Đoàn Như Hài, Phường 13, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng 2: 1084 Lê Văn Lương, Ấp 3, xã Nhơn Đức, huyện Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh
Số điện thoại: 0909 642 658 - 0939 858 898
Website: luatsugioisaigon.vn
Email: luatsucncvietnam@gmail.com
